Bagian penting dari rantai pasokan logistik untuk distributor, produsen, gudang, dan fasilitas lain yang secara rutin menerima pengiriman barang, produk, dan persediaan yang masuk adalah proses pengiriman dan penjadwalan dermaga. Sementara beberapa fasilitas mengambil pendekatan “datang pertama, pertama dilayani” dan tidak memerlukan waktu pengiriman terjadwal untuk operator dan pengemudi mereka, sebagian besar menyadari pentingnya memiliki beberapa jenis sistem di tempat yang membuat truk masuk dan keluar dari mereka docking bay dengan cepat dan meminimalkan waktu tunggu dan antrean, yang semuanya dapat mengurangi waktu truk dibiarkan menganggur dan melepaskan emisi ke atmosfer. Ini juga mengurangi beban staf yang tidak mengetahui kapan pengiriman berikutnya mungkin terjadi.
Namun, beberapa masih mengandalkan metode penjadwalan yang lebih tradisional untuk mengelola pengiriman masuk mereka, seperti memesan waktu pengiriman melalui telepon dan mencatatnya di buku janji temu kertas. Proses ini seringkali tidak efisien dan masih dapat mengakibatkan keterlambatan atau keterlambatan waktu pengiriman, antrean panjang yang terus berlanjut, dan tanggung jawab ekstra untuk petugas operator dan staf.
Jadi, apa cara terbaik untuk meningkatkan proses penjadwalan dok dan membuat operasi “lebih hijau” pada saat yang bersamaan? Dengan kalender penjadwal online, begitulah!
APA ITU KALENDER SCHEDULER ONLINE?
Untuk memahami apa itu kalender penjadwal online, pikirkan saja perbankan online, Facebook, atau email. Ini adalah premis yang sama, karena perangkat lunak kalender penjadwal online diakses dan digunakan secara online dengan cara yang sama seperti contoh yang disebutkan di atas. Faktanya, semua yang diperlukan untuk mengimplementasikan perangkat lunak ini adalah koneksi internet, sesuatu yang hampir semua dari kita miliki saat ini. Tidak ada instalasi, unduhan, atau perangkat keras tambahan yang diperlukan untuk menggunakan sebagian besar sistem. Selain itu, penyedia layanan slot online Indonesia yang menawarkan kalender penjadwal online biasanya mengawasi semua pemeliharaan perangkat lunak, sehingga distributor, produsen, gudang, atau fasilitas lainnya tidak perlu khawatir tentang dukungan TI internal atau eksternal untuk mengelola sistem, yang biasanya akan disimpan dengan aman di sebuah server eksternal.
Sekarang, ke fungsionalitas, yang dapat memiliki dampak luar biasa dalam cara fasilitas mengelola pengiriman masuknya. Meskipun fitur bervariasi di antara banyak penyedia layanan, sebagian besar menawarkan yang berikut:
• Pengemudi online dan penjadwalan mandiri operator. Fitur ini sendiri dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh proses pengiriman, karena pengiriman tidak perlu lagi dijadwalkan melalui telepon, faks, atau email. Fasilitas inbound hanya menyediakan operator dan driver dengan URL unik penjadwal mereka atau menginstruksikan mereka untuk pergi ke situs Web atau portal dan klik tombol “Pesan Sekarang” atau “Jadwalkan Sekarang”. Setelah berada di kalender penjadwal online, mereka dapat melihat dok dan waktu pengiriman yang tersedia, lalu memilih dan memesan slot yang diinginkan.
Penjadwalan mandiri online tidak hanya menawarkan cara yang nyaman bagi pengemudi dan operator untuk menjadwalkan pengiriman mereka kapan saja sepanjang hari-dan tidak hanya selama jam fasilitas-tetapi juga meningkatkan proses internal di dok. Resepsionis dan staf pendukung akan dibebaskan dari membuat dan menjawab panggilan telepon dan mengirim email untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Selain itu, staf dermaga sekarang akan mengetahui sebelumnya kapan pengiriman akan tiba dan dapat dengan cepat mencari jadwal pengiriman harian.
• Pengingat email dan pesan teks otomatis. Pengingat pengiriman tidak terlalu umum dalam proses pengiriman, terutama karena waktu dan sumber daya staf untuk melakukannya. Namun, mereka dapat mengurangi jumlah pengiriman yang terlewat atau terlambat, yang dapat menciptakan kekacauan pada rantai pasokan. Beberapa perangkat lunak kalender penjadwal online akan mengirim email dan pengingat pesan teks ke operator dan pengemudi sebelum waktu pengiriman yang dijadwalkan. Satu-satunya tindakan yang perlu dilakukan fasilitas adalah menentukan kapan mereka ingin pengingat dikirim, seperti satu hari sebelumnya.
• Kemampuan pencatatan dan pelaporan. Pengiriman fisik pengiriman hanyalah salah satu komponen dari proses penjadwalan. Hal penting lainnya adalah pengumpulan dan pemeliharaan informasi kontak operator dan detail pengiriman yang tepat. Ini dapat terbukti membosankan bagi staf ketika mencoba memasukkan dan memanipulasi data dari beberapa spreadsheet, file, dan sumber lain yang berbeda. Kalender penjadwal online memusatkan semua data di satu lokasi terpusat, sehingga memudahkan untuk dengan cepat menemukan detail spesifik. Beberapa bahkan datang dengan laporan standar yang ditarik secara otomatis dari sistem, tanpa harus mengekstrak data.